Fallstudie: “Enterprise 2.0″ bei helpster

19. July 2007 | René Seifert

Nachdem dieser Blog von Unternehmern für Unternehmer gedacht ist, möchte ich heute zur Abwechslung eine sehr hemdsärmlige Erfahrung im Projektmanagement vorstellen. So ein kleines operatives „Best Practise“ über den Einsatz von drei Anwendungen, die man gut unter die Klammer von „Enterprise 2.0“ stellen kann. Laut Definition aus einem Whitepaper von Osterman Research geht es bei dem Begriff um Folgendes:

‘Enterprise 2.0’ represents the migration of the Web from isolated silos of content to an integrated framework in which the Web becomes a computing platform that is able to provide greater value than traditional tools, like simple email messages and static web pages, have been able to offer. Enterprise 2.0 represents the collision of Web 2.0 business-to-consumer and consumer-to-consumer applications (e.g., blogs, wikis, mashups, RSS and social networking) with corporate users looking to achieve busi-ness-to-business benefits.

In unserem Fall ging es um ein Strategieprojekt für helpster mit der Anforderung das Team um Geschäftsführer Sönke Strahmann von geografisch verteilten Mitgliedern effektiv zu organisieren. Neben dem „No-Brainer“ E-Mail schälten sich nach kurzer Zeit die drei Plattformen bzw. Tools Skype, CVS und Socialtext heraus.

1. Skype bewährte sich entweder für schnelle und wichtige Informationen „auf Zuruf“, sofern man entweder im 1:1- bzw. im Teamchat etwas loswerden wollte oder in seiner Funktion als Gratis-Telefon für längere Konferenzen eingesetzt wurde (manchmal sogar mit Video).
2. Um Dateien in der gewohnten Verzeichnisstruktur abzulegen und zu aktualisieren, verwendeten wir das Open Source Tool CVS, welches üblicherweise dazu dient in einem Software-Projekt Code von mehreren Programmierern zu managen. Das Grundprinzip ist folgendes: Auf einem zentralen Server liegt der „Master“, den man sich zu Beginn des Projektes einmal lokal auf den eigenen Rechner repliziert. Fügt man einen Ordner und/oder eine Datei hinzu oder ändert man Bestehende, so lädt CVS diese auf den Server und verändert dadurch den Master. Umgekehrt bietet es sich an, vor jeder eigenen Arbeits-Sitzung den neusten Stand durch CVS bei sich lokal zu aktualisieren – falls ein anderes Teammitglied inzwischen etwas editiert hat. Das Schöne daran: Es kann nichts verloren gehen, weil CVS eine ausgereifte Versionskontrolle mitbringt, über die man auch auf vorherige Versionen zurückgreifen bzw. diese zur aktuellen Version machen kann. Für Datei-Management über Unternehmensgrenzen hinweg gibt’s nichts Besseres.
3. Sicherlich die größte Innovation bestand im Einsatz eines „Corpoate Wikis“ von Socialtext. Wenn man über Wikis spricht, dann assoziiert man das üblicherweise sofort mit Wikipedia, so wie wie man „Tempo“ mit Taschentüchern verbindet. Ein Wiki zeichnet sich durch eine oder mehrere Webseiten aus, die von einer Gruppe kollektiv bearbeitet werden kann, während alte Versionen nicht verloren gehen sondern sich ganz einfach wieder herstellen lassen. Neben dem inhaltlichen „Hauptteil“ besteht zudem die Ebene eine Seite zu kommentieren, auf andere Seite im Wiki oder Web zu verlinken oder mit Tags zu versehen. Socialtext hat zudem die erfreuliche Begleiterscheinung, dass es für bis zu fünf Bearbeiter in einem „Workspace“ umsonst ist. Den Begriff find’ ich sehr treffend, weil man sich die Funktion wirklich so denken kann, als wäre man in einem gemeinsamen Meeting-Raum, der jedoch asynchron funktioniert und nicht die gleichzeitige Anwesenheit der Teammitglieder erfordert.

Wir machten uns von Anfang an klar, dass wir dem Tool nicht allzulange geben würden, bis der Produktivitätsgewinn den Aufwand für Einarbeitung übersteigt. Allerdings wurden wir durchweg positiv überrascht wie schnell sich die Vorteile gegenüber dem üblichen E-Mail Ping-Pong eingestellt hatten. So ließen sich in kürzester Zeit drei wesentliche Vorteile identifizieren: Reduzierung des E-Mail Volumens, effizientes Projektmanagement und systematischer Aufbau einer Wissensbasis über den Aufbau einer Buttom-Up Ontologie mittels Links und Tags, sie sich prima nach Volltext oder eben über Tag-spezifischen Kontext durchsuchen lässt.

Weil das Tool die Web 2.0-Philosophie von Grund auf verinnerlicht hat, entsteht keineswegs der nächste starre Inhalte-Silo: Stattdessen kann man auch per E-Mail direkt ins Wiki schreiben bzw. benutzerfreundlich aus einer Wiki-Seite eine E-Mail erzeugen. Will man sich über einen Push-Mechanismus auf dem Laufenden halten was „es Neues gibt“, abonniert man wahlweise E-Mail Alerts oder den guten RSS-Feed.

Als erfolgskritisch hat sich bald herausgestellt, dass man sich gerade am Anfang oft über die bestmögliche Verwendung des Wiki austauscht. Ein paar Unzulänglichkeiten bringt derart unstrukturierter Inhalt manchmal mit sich: Er neigt gelegentlich zum Wuchern, wo thematisch zusammengehörender Content auf mehreren Seiten verstreut wird. Trotz Tagging und Linking kann es sinnvoll sein, dass ein Projektleiter etwas mehr Struktur in zumindest eine Art von „Top Level“ Navigation vorgibt (siehe Screenshot oben) und gegebenenfalls verstreute Inhalte auch mal in einer Seite konsolidiert. Auch wenn sich Dateien mit großen Volumina auf einer Seite speichern lassen, so kommt das Wiki von der Usablity bei weitem nicht da hin, was ein gemeinsames Datenverzeichnis leistet. Daher auch die integrierte Kombination zwischen Wiki und dem CVS von (2.)

Wer übrigens mehr zu Corporate Wikis wie Whitepapers und Fallstudien nachlesen möchte: Socialtext hat nach kurzer Anmeldung ein schönes Paket zusammengestellt.

Rückblickend haben wir so bei helpster in einer stetig wachsenden Lernkurve mit jeder Menge „Versuch und Irrtum“ eine recht passable Form gefunden, das Projekt mit mehreren Teilnehmern an unterschiedlichen Orten virtuell und doch straff zu managen. Ich glaub’, das ist dann ein bisschen „Enterprise 2.0“ …

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4 Reaktionen zu “Fallstudie: “Enterprise 2.0″ bei helpster”

1. Peter Giesecke Am 19. July 2007 um 10:08 Uhr

   Bringt mal öfter solche Beiträge. Konferenzenberichte sind okay, Vorstellungen des eigenen Portfolios auch, aber wie in den einzelnen Projekten gearbeitet wird, davon würde ich gerne mehr lesen.

2. Andreas Am 19. July 2007 um 12:01 Uhr

   Da ich mich auch zum Strategieteam zählen durfte, konnte ich die eingesetzten Tools in der Projektkommunikation kennen lernen. Die gewonnene Erfahrung lässt sich dabei kurz zusammenfassen und deckt sich mit der von René:(1) E-Mail: Gut um sich über die neusten Änderungen auf dem WIki auf dem Laufenden zu halten, sowie Termine abzustimmen und Diskussionsstoff für Meetings vorzubereiten. Außerdem lassen sich so auch gut Aufgaben kommunizieren.(2) Skype: Bangalore <-> München. Zu wöchentlichen Abstimmungen kann Skype für mehrere verteilte Personen sehr nützlich sein. Leider gibt es bei KOnfernezgesprächen keine Videofunktion, was aber auch ohne gut funktioniert. Ansonsten kann auch der IM von Skype genutzt werden um kurze Fragen und neue Aufgaben abzuklären.(3) Wiki: Eine ausgezeichnete Möglichkiet einen Arbeitsplatz zu etablieren, der für alle zugänglich und veränderbar ist. Da steckt aber auch schon das Problem drin. Denn ohne einen Moderator, der eine Struktur vorgibt und diese durch Kontrolle der entstandenen Arbeit pflegt, verliert das WIki schnell an Effizienz. Daher: Wikis können in der dezentralen teambasierenden Projektarbeit effektiv sein. Sie sind aber zusätzlich nur ausreichend effizient, wenn klare Strukturen und Ordnung durch einen zentralen Moderator geschaffen werden.

3. Philipp Am 23. July 2007 um 23:29 Uhr

   Skype Team Chat ist genial :D Nutzen wir hier bei joinR auch. Sind ebenfalls im ganzen Lande verstreut und es gibt echt nichts besseres als Skype. Dazu halt noch normales Telefon bzw. Skype Konferenz.

4. Organisation und Tools für ein virtuelles Unternehmen » eLAB-Blog Am 26. September 2009 um 13:37 Uhr

   [...] auf meine alten “Veröffentlichungen” verweisen ;-), siehe dazu mein Blog-Post “Fallstudie: Enterprise 2.0 bei helpster” von vor zwei [...]

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